البوابة العربية للأخبار التقنية البوابة العربية للأخبار التقنية
أسامة الزعبي، المدير التنفيذي للتقنية لدى سيسكو الشرق الأوسط وأفريقيا
نعرف تمامًا مشهد عودة زملائنا من عطلتهم الصيفية. فنشاهدهم يباشرون عملهم بسعادة ونشاط، لكن ما إن يمضي اليوم الأول لهم، حتى نرى كيف يبدأ التوتر والانزعاج من جديد ويصدح صوت التذمر نتيجة ضغط العمل اليومي، كما لو أنه لم يذهب في عطلة مطلقًا.
يدعى ذلك بـ “تأثير العودة من عطلة الصيف” الذي يزداد مع عودة أعباء العمل وتعقيداته ويؤدي في النهاية لعدم رضا الموظف.
في هذا الأيام، تحتاج الشركات إلى التركيز على توفير بيئة عمل خالية من المشاحنات للموظفين العائدين من العطلات وخاصة بالنظر إلى الصعوبات المتزايدة في توظيف واستبقاء الموظفين الموهوبين. ونناقش في هذه المقالة خمس طرائق للحد من “التعقيدات اليومية” عبر أدوات التعاون على وجه التحديد، لتوفير بيئة عمل أكثر كفاءة ورضا.
1- الأساسيات – استغلال التعاون في توفير بيئة عمل مرنة
سيجد الموظفون العائدون من إجازتهم الصيفية كثيرًا من العمل المتراكم في انتظارهم. وتستطيع الشركات أن تخفف الإجهاد الذي يلي عطل الصيف ورفع الإنتاجية خلال هذه الفترات المزدحمة عبر وضع أنظمة وسياسات عمل مرنة.
تساعد سياسات العمل المرنة في زيادة الإنتاجية ورضا الموظفين، وتقليل التغيّب عن العمل ومغادرة الموظفين للشركة. وشهدت إحدى الدراسات التي استغرقت عامين زيادة إنتاجية أحد الشركات لما يتجاوز 13 في المئة نتيجة لتطبيق سياسات العمل المرنة، في حين انخفضت نسبة مغادرة الموظفين للشركة بحوالي 50 في المئة. لذلك ينبغي منح الموظفين عند الاقتضاء حرية العمل عبر الإنترنت عندما لا يكون وجودهم في المكتب ضروريًا، مما يوفر الوقت والطاقة للتعامل مع أعباء العمل الكبيرة خلال فترة العودة من عطل الصيف.
2- توظيف التعاون في رعاية العمل الإبداعي
يجب أن تهيئ الشركة الظروف المناسبة والبيئة لتحفز الموظفين على أداء عملهم بشكل خلاق والحفاظ على رضاهم.
يُصنّف الإبداع باستمرار كأحد أهم المهارات التي يتمتع بها الموظف، ويعدّ عنصرًا حيويًا في تعزيز الابتكار في العمل. وللإبداع أيضًا تأثير قوي في الاحتفاظ بالموظفين الموهوبين، فعندما يجد الموظف الفرصة للإبداع في عمله، يصبح أكثر إنتاجية ورضا خلال أداء عمله.
تساهم معظم أدوات التعاون التي تتيح للموظفين التعاون وتبادل الأفكار في تمكين الإبداع. لكن يتعين على الشركات أيضًا توسيع فوائد أدواتها وتوفير ألواح الكتابة الافتراضية وتمكين المجموعات من تحرير المستندات عبر الإنترنت بشكل تعاوني. ويجب أن تكون هذه الميزات متاحة على أي جهاز، لتسهيل تجربة المستخدم وعمل الموظف في أي مكان وزمان وحينما يراودهم الإبداع.
3- توظيف التعاون في التخلص من مصادر التشتيت
عند عودة الموظفين إلى العمل سواء في الشركة أو عن بُعد، فإن أول ما يلاحظونه هو كثرة المرات التي تتم مقاطعتهم فيها أثناء أدائهم لمهامهم. ويدّعِ حوالي 50% من الموظفين اليوم أن التشتيت هو المعضلة الرئيسية التي تخفض من إنتاجيتهم في العمل. يجب أن تعمل الشركات على التخلص من مصادر الإلهاء أثناء الاجتماعات والعمل التعاوني عبر استخدام الأدوات التي تحدد مصادر الضجيج المزعجة وتتخلص منها مثل أصوات المزعجة وصفارات الإنذار أو نقرات الأقلام وأصوات لوحة المفاتيح.
وتوفر الحلول ذاتها وسائل مساعدة بصرية (مثل تقريب الكاميرا على مكبرات الصوت تلقائيًا وتحديدها وتتبعها)، وبالتالي إزالة مصادر التشتيت المرئية والسمعية على حد سواء.
4- توظيف تقنيات الذكاء الاصطناعي لتسهيل العمل
يشعر معظم الموظفين بحافز كبير عندما يتمكنون من أداء مهامهم بكفاءة. ويجب أن يهدف مديري تقنية المعلومات إلى تهيئة بيئة عمل تمنح الموظفين الأجواء والأدوات المناسبة للتركيز على أداء مهامهم على أفضل وجه.
يحتاج الموظفون غالبًا إلى التوقف عن أداء مهامهم الأساسية من أجل فتح أدوات جديدة أو الرد على الرسائل أو دعوات التقويم. كما أنهم يقضون وقتًا كبيرًا في الأعمال المكتبية وجدولة الاجتماعات وحضورها والتحقق من حضور الجميع أو تعليق ملاحظات الاجتماعات. ويتعين على مديري تقنية المعلومات تطوير أنظمة الذكاء الاصطناعي لتتحمل “أعباء كثيرة” قبل الاجتماعات وأثناءها وبعدها. ونحن في طريقنا اليوم ليتم استخدام مساعد الذكاء الاصطناعي في الانضمام إلى الاجتماعات أو جدولتها وتحديد مواضع المعلومات. كما يمكن استخدام خاصية التعرف على الوجه للتحقق من وجود جميع الحاضرين تلقائيًا، واستخدام خاصية التعرف على الصوت لإنشاء النسخ المكتوبة التلقائية وتسجيل ملاحظات الاجتماعات ومجرياتها. ويعد تمكين الفرق عالية الأداء وتطوير تجارب الذكاء الاصطناعي من مواضع التركيز الرئيسية بالنسبة لشركة سيسكو ويشار إليها بمصطلح “التعاون المعرفي”.
ويستطيع التكامل مع برامج الجهات الثالثة (أيضًا مجال مهم في منصة التعاون Cisco WebEx) تبسيط تدفق العمل، بينما تمكّن عمليات تكامل التقويم الذكية في أدوات التعاون، توقع الاجتماعات وتقديم خيار “نقرة واحدة للانضمام”. ويعد الاندماج مع منصات الجهات الثالثة مثل أدوات Microsoft Office أو محرّر Microsoft Office، مفيدًا في تخفيف التشتيت لأنه يتيح لك تحرير المستندات دون الحاجة للخروج من التطبيق التعاوني.
5- استخدام الأدوات التعاونية في تقوية العلاقات الإنسانية
لا شك بأن هناك أهمية كبيرة للعلاقات الإنسانية والشخصية في مكان العمل سواء من حيث سير العمل أو سعادة الموظفين. ولأن أدوات التواصل مثل البريد الإلكتروني تفتقر إلى النبرة واللمسة الشخصية، تعدّ أدوات التعاون مفيدة لكونها توفر سياقًا واتصالًا أكثر ثراءً، وإشارات مرئية وسمعية تساعد على تمتين علاقات العمل وسيرها على النحو الأمثل. وتستطيع الأنظمة التعاونية تحقيق أكثر من هذا. فماذا لو كان بإمكان نظامك توقع مقابلة أحد الموظفين لشخص ما وسحب المعلومات المتعلقة به مثل نشاطه الاجتماعي أو بياناته أو تفاعلاته الأخيرة؟ ذلك يسهل على الموظفين العثور على المعلومات ذات الصلة بالاجتماع، وكذلك الاهتمامات والخلفيات المشتركة. وبالمثل، تصبح المخططات التنظيمية وتفاصيل التفاعلات السابقة على بعد نقرة واحدة فقط. ويمكن أن توفر خاصية التعرف على الوجه أثناء الاجتماعات أسماء الحضور، مما يضمن عدم نسيان اسم أي شخص خلال الاجتماع.
البوابة العربية للأخبار التقنية سيسكو: 5 طرائق لتخفيف أثر “العودة من العطلات” عبر حلول تعاون فرق العمل
تعبيراتتعبيرات